بنچ مارکینگ در واقع به معنای الگوبرداری است، روشی است که می‌توان در راستای بهبود عملکرد سازمان از آن استفاده کرد. در هر صنعتی، استانداردهای خاصی وجود دارد که کارمندان و مشتریان از آن شرکت انتظار دارند تا آنها را رعایت و برای رسیدن به آنها تلاش کند. اما از کجا می‌توان مطمئن شد که کسب و کار شما در حال رسیدن به این استانداردهاست یا اینکه هم اکنون به این استانداردها رسیده ‌است؟ جواب شما به این سوال، همان چیزی است که به عنوان بنچ مارکینگ می‌شناسیم.

هر کسب و کاری منحصربه‌فرد است و هیچ دو شرکتی هیچگاه یک مسیر کاری برای رسیدن به موفقیت را دنبال نمی‌کنند؛ اما bechmarking می‌تواند این فرصت را در اختیارتان قرار بدهد که از این طریق فعالیت‌های کسب و کارتان را ارزیابی کنید و به یک دید اولیه درباره خود و دیگر فعالان صنعتی که در آن هستید برسید. با آنالیز رقبای‌تان و مقایسه فرایندها و پیشنهادهایتان با آنها، بهتر می‌توانید با ترندهای صنعتی که در آن کار می‌کنید، همگام شوید و به تقاضای بازار مدرن شده امروز پاسخ بدهید.

در این مقاله می‌خواهیم به سوال بنچمارک (Benchmark) چیست پاسخ بدهیم، درباره فرایند بنچمارک کردن و مزایای آن برایتان بگوییم و با انواع بنچمارک آشنا شویم. پس اگر شما هم صاحب کسب و کاری هستید و می‌خواهید یک سیستم بنچ مارکینگ در سازمان خود راه بیندازید، می‌توانید از اطلاعات این مقاله کمک بگیرید.

سرفصل این مطلب

 

بنچ مارکینگ چیست؟

بنچمارکینگ در کسب و کار به معنای ارزیابی کیفیت، عملکرد و رشد کسب و کار از طریق آنالیز و بررسی فرایندها و رویه‌های رقباست. هدف نهایی بنچ مارکینگ این است که به طور مداوم کسب و کارتان را بهبود ببخشید و برای انجام این کار برنامه داشته باشید.

کسب و کارها از طریق بنچمارک کردن می‌توانند استانداردی برای ارزیابی فعالیت‌ها و روش‌های خود داشته باشند و بر اساس آن عملکرد و میزان پیشرفت خود را در مقایسه با رقبا اندازه بگیرند. در نهایت به این نتیجه برسند که عملکردشان در مقایسه با سازمان‌های کلاس جهانی در چه حد و اندازه‌ای است.

 

what is benchmark

بنچ مارکینگ به شما کمک می‌کند در هزینه‌ها صرفه جویی کنید، اثربخشی و بهره‌وری سازمانتان را بالا ببرید، ایده‌های جدید را دنبال کنید، درآمدتان را افزایش دهید و از دیگر بازیگران صنعت پیشی بگیرید.

ساهین بویداس، موسس و مدیرعامل ریموت تیم دات کام، در این زمینه چنین می‌گوید:

برای رهبران بسیار مهم است که بدانند صنعت چه پیشنهادهایی برای آنها دارد، چه چیزی در حال تغییر است و سیستم و تکنولوژی جدیدی که باید خود را با آن تطابق بدهند تا در سطح بالای صنعت بمانند، چیست.

رهبرانی که بدون بررسی بنچمارک‌ها کسب و کارشان را اداره می‌کنند در نهایت از کل صنعت عقب می‌مانند و مجبور می‌شوند بهای بزرگی برای نادیده گرفتن آنچه در صنعت و بازار می‌گذرد، بپردازند. 

بنچمارکینگ به کسب و کار شما کمک می کند تا یک استاندارد داخلی و خارجی برای خود تعیین کنید و با مقایسه فعالیت‌های خود با این استانداردها، در مسیر بهبود و پیشرفت گام بردارید.

 

انواع بنچمارک

یک کسب و کار می‌تواند از بنچ مارکینگ برای ارزیابی بخش‌های مختلف سازمان خود استفاده کند. در ادامه با سه نوع مهم بنچمارک آشنا می‌شویم:

 

۱- بنچمارک داخلی

هدف اصلی و نهایی بنچمارک داخلی بهبود کسب و کار شما از طریق مقایسه خود با داده‌های قدیمی سازمان است. با کمک این روش می‌توانید بهترین و کارآمدترین روش‌ها برای انجام کار را پیدا کرده و آنها را با کارکنان شرکتتان به اشتراک بگذارید.

بنچ مارکینگ داخلی به شما کمک می‌کند تا در زمان و هزینه صرفه جویی کنید. بنچمارک‌های داخلی که یک کسب و کار باید روی آن تمرکز کند شامل بررسی عملکرد کارکنان و میزان اثربخشی آنها و نحوه استفاده کارکنان از ابزارهایی که در اختیار آنها قرار داده شده است، می شود.

رصد بنچمارک‌های داخلی یکی از موثرترین روش‌ها برای ساخت تیم‌های انعطاف‌پذیر است. داده‌های بنچمارک به کسب و کار شما کمک می‌کند تا با موثرترین و بهترین روش برای استفاده از استعداد کارکنان آشنا شوید و بدانید چطور باید وظایف آنها را سازمان‌دهی کنید تا انجام کارها هم برای آنها و هم برای شما ساده‌تر شود. همچنین درباره اینکه کدام بخش از فرایندهای سازمانی‌تان باید تغییر کند یا حذف شود، نیز می‌توانید اطلاعات خوب و مفیدی به دست بیاورید.

 

۲- بنچمارک رقابتی

همان طور که اسم این نوع بنچمارک به ما می‌گوید، بنچمارک رقابتی تعیین اهداف مشخص بر اساس چیزی است که رقبای‌تان در کسب و کار خود انجام می‌دهند. با مطالعه فعالیت‌ها و استانداردهای کسب و کارهای مشابه می‌توانید خود را به استانداردهای شرکت‌های رقیب برسانید یا اینکه در حالت ایده‌آل از آنها جلو بزنید.

بنچمارک‌های رقابتی می توانند روی تمام چیزها از حقوق کارکنان گرفته تا خدماتی که به مشتریان ارائه می‌دهید و حتی روحیه کارکنان اثر بگذارد.

اگر می‌خواهید در صنعت خود در بالاترین سطح باشید و بهترین محیط را برای کار برای کارکنان خود ایجاد کنید، باید بدانید آنچه رقبای‌تان انجام می‌دهند، نه تنها ضروری بلکه واجب است. کارکنان می‌دانند باید با شرکتی بمانند که فرصت رشد در اختیار آنها قرار می‌دهد و روسایشان در حال به‌روزرسانی و همگام شدن با صنعت هستند.

 

۳- بنچمارک استراتژیک

یک قدم پیش از بنچمارک رقابتی، بنچمارک استراتژیک است، جایی که در آن می‌توانید با تقلید از استانداردهای خاص یک سازمان کلاس جهانی، به اهداف خود برسید. این نوع بنچمارک ممکن است شامل الهام گرفتن از بخشی از یک صنعت باشد، مانند وقتی که شرکت هواپیمایی Southwest Airlines با الهام گرفتن از کارهایی که خدمه گودال ناسکار (یکی از مشهورترین مسابقه‌های اتومبیل رانی دنیا) برای روغن کاری، فرایندهای نگهداری، نظافت و سوار شدن ماشین‌ها انجام می‌دادند، برای شرکت خود مدلسازی کردند.

بنچمارک استراتژیک

 

مزایای استفاده از بنچمارک در کسب و کار

بنچمارک کردن کاری نیست که فقط یک بار انجام شود و به نتیجه برسد، بلکه هر سازمانی باید به طور دائم از مزیت‌های آن برای بهبود فعالیت‌ها و رسیدن به اهداف خود استفاده کند. کسب و کارهایی که به طور مداوم بنچمارک می‌کنند، می‌توانند:

۱)‌ فعالیت های داخلی کسب و کار خود را بهبود ببخشند:

بنچمارک کردن فعالیت‌ها و فرایندهای داخلی شرکت به ویژه آنهایی که در تضاد با استانداردهای داخلی هستند، می‌تواند به تیم شما کمک کند تا هر سال موثرتر و کارآمدتر شود.

دانستن این موضوع که چه چیزی درست انجام می‌شود و چه چیزی درست انجام نمی‌شود:

یک آنالیز عمیق از عملکرد گذشته کسب و کارتان این اجازه را به شما می‌دهد تا ترندها و الگوهایی که ممکن است در زمان انجام کار متوجه آن نشده‌اید را شناسایی کنید. بررسی این داده‌ها به شما دیدی واضح از رفتارها و فعالیت‌هایی که باعث بهبود نتیجه کسب و کارتان یا برعکس عدم نتیجه‌گیری آن می شود، می‌دهد.  

 

۲) شیوه‌های رقبا را بهبود ببخشید یا آنها را به اجرا دربیاورید:

 زمانی که در حال مطالعه کسب و کار رقیبتان هستید، متوجه می‌شوید که آنها با استفاده از چه شیوه‌ای تواسته‌اند به موفقیت برسند و در چه زمینه‌هایی عقب مانده‌اند. با تطابق دادن بهترین شیوه‌های اجرا شده توسط رقبای‌تان با نیازهای سازمان خود و دوری کردن از مواردی که مشتریان دوست ندارند، می‌توانید موقعیت خود را در بازار بهینه کرده و مخاطبان بهتری جذب کنید.

 

۳) با افزایش بهره‌وری و اثربخشی هزینه‌ها کاهش می‌یابد:

بنچمارک اغلب به عنوان موثرترین روش برای بهبود عملکرد سازمان و کارکنان شناخته می‌شود. کنار گذاشتن فرایندهایی که باعث اتلاف هزینه‌ و زمان می‌شود، می‌تواند به شما در اجرای بهتر عملیات‌ها و فرایندها کمک کند و در نهایت درآمد سازمان را افزایش دهد.

افزایش بهره‌وری و اثربخشی هزینه‌ها

 

۴) تمرکز روی شیوه‌ها و پیشنهادهایی که به رضایت و وفاداری مشتری منجر می‌شود:

جمع‌آوری فیدبک و داده از مشتریان (چه مشتریان خود یا رقبای‌تان) به شما این امکان را می‌دهد تا دیدی بهتر از آنچه که دوست دارند و ندارد به دست بیاورید. با تحلیل این داده‌ها متوجه می‌شوید برای کسب رضایت مشتریان و افزایش درآمد خود در آینده چه کاری می‌توانید انجام دهید.

 

۵) کیفیت محصولات‌تان را بهبود می‌دهید:

احتمالا برای تولید خدمات و محصولات مورد نیاز مشتریان خود زمان، هزینه و منابع زیادی صرف می‌کنید. اگرچه ترندها و تکنولوژی‌های جدید، تغییرات محیطی و تغییراتی که در یک صنعت انجام می‌گیرد، روی ارزش محصول اثر می‌گذارد؛ اما بسیاری از شرکت‌ها از بنچمارک برای بهبود کیفیت محصولات‌شان استفاده می‌کنند. این نوع بنچمارک اغلب شامل مطالعه محصولات رقیب می‌شود، اینکه چطور و در طی چه فرایندی توانسته‌اند‌ این محصول را تولید کنند. نتیجه این مطالعه باعث بهبود محصولات شرکت می‌شود و در نهایت روی رضایت مشتری اثر می‌گذارد.

 

فرایند انجام یک بنچمارک به چه صورت است؟

در ساده‌ترین روش، بنچمارک کردن شامل تعیین آنچه شما هستید، آنچه که می‌خواهید باشید و نحوه رسیدن به این مرحله می‌شود. در ادامه به طور خلاصه با مراحل فریند بنچمارک کردن که بیشتر کسب و کارها از آن استفاده می‌کنند، آشنا می‌شویم.

 

۱- بررسی کنید که روی چه زمینه‌هایی می‌خواهید بنچمارک انجام دهید

بنچمارک کردن با شناسایی زمینه‌ای که می خواهید روی آن ارزیابی انجام دهید، آغاز می‌شود. شما باید فعالیت‌هایی که می‌خواهید روی آن بنچمارک کنید را تعیین و معیارهای کلیدی که قرار است بر اساس آن ارزیابی انجام دهید را بشناسید. زمینه انتخابی شما می‌تواند هر چیزی باشد، از دستمزد کارکنان گرفته تا رشد در ابعادهای بزرگ سازمانی.

 

۲- برای جمع‌آوری داده‌های مرتبط، تحقیق کنید

زمانی که می‌دانید قرار است چه چیزی را اندازه بگیرید، می توانید کار بنچمارک کردن را با گفت‌وگو با کارکنانتان، رقبایتان، مشتریانتان و دیگر بخش‌های موجود در کسب و کار آغاز کنید. مصاحبه‌های یک به یک یا گروهی یا انجام نظرسنجی از این گروه‌ها، می‌تواند بازخوردهای ارزشمندی در اختیار شما بگذارد.

همچنین باید درباره دیگر سازمان‌ها و دپارتمان‌ها و وضعیتی که اکنون دارند تحقیق انجام بدهید. به عنوان مثال، شما دارید درباره دستمزدها بنچمارک انجام می‌دهید، می‌توانید به سایتی مانند ایران تلنت بروید و ببینید دیگر سازمان‌ها به اشخاصی با سابقه کاری و عنوان‌های شغلی مشابه کارکنان شما تا چه اندازه دستمزد پرداخت می‌کنند. با شناخت صنعت یا سازمان‌ها می توانید بنچمارک بهتری برای عملکرد سازمان خود تعیین کنید.

 

۳- آنالیز داده‌های به دست آمده و ارزیابی موقیعت فعلی شما و جایی که باید در آینده به آن برسید

از داده‌هایی که به دست آوردید استفاده کنید تا مشخص شود عملکرد فعلی شما در مقایسه با دیگر سازمان‌ها و دپارتمان‌ها به چه صورت است. اهدافی واقعی و درست برای بهبود وضعیت کسب و کار خود تعیین کنید. داده‌های به دست آمده را به صورت فرمت‌های قابل تحلیل مانند چارت‌ها و نمودارها دربیاورید تا دیدی واقعی از گپ‌های عملکردیتان به دست بیاورید و ببینید چه اندازه با موقعیت ایده‌آل و بنچمارکی که انجام داده‌اید، فاصله دارید.

 

۴- یک برنامه اجرایی بچینید

اینجا مرحله اقدام است و باید برای رسیدن به اهدافتان قدم‌هایی قابل اجرا بردارید. تعریف کنید که موفقیت در سازمان شما چه چیزی است و از طریق چه برنامه‌ای می‌توانید به آن رسید. این برنامه را پیش روی خودتان داشته باشید تا بتوانید در یک مسیر واضح و درست قدم بردارید و به اهداف بنچمارک خود دست پیدا کنید.

 

برنامه اجرایی برای بنچ مارکینگ

 

برای شروع می‌توانید از روش‌های تنظیم اهداف معمول مانند اسمارت / SMART (مشخص، قابل اندازه‌گیری، قابل اجرا، مرتبط و زمان بندی شده) و هارت / HERAT (عادت سازی، احساسی، قابل اجرا، واقعی و زمان بندی شده) کمک بگیرید. با استفاده از یکی از این روش‌ها، اهداف بزرگ بنچمارکی خود را به اجزای ریز بشکنید. به عنوان مثال افزایش فروش را می‌توانید به این صورت بیان کنید: رسیدن به ۵ لید جدید در هفته در سه ماهه ابتدایی سال.

 

۵- میزان پیشرفت خود را ارزیابی کنید

در زمان‌های مشخص، میزان پیشرفت تیم خود برای رسیدن به اهداف مشخص شده در برنامه اجرایی را مشخص کنید. این زمان بندی می‌تواند هفتگی، ماهانه، فصلی یا سالانه باشد اما مهم است که به طور مرتب معیارها مورد بررسی قرار بگیرد. اگر در حال رسیدن به اهداف بنچمارک خود هستید، به این معناست که فعالیت‌هایتان موثر بوده و باید ادامه پیدا کند. اگر این اتفاق نیفتاده است، باید تغییری در برنامه اجرایی ایجاد و تصحیح شود.

این مراحل بنچمارک توسط کسب و کارهای مختلف می‌تواند به کار گرفته شود اما ممکن است سازمان شما بر اساس اهداف خاصی که می‌خواهید به آن برسید، نیاز به یک فرایند بنچمارک کاملا منحصربه‌فرد داشته باشد. بسته به وضعیت فعلی شما و مرحله‌ای که می‌خواهید به آن برسید، برخی قدم‌ها ممکن است در هم ادغام شوند یا نیاز به برون سپاری داشته باشند.

 

مثالی از بنچمارک

هنوز نمی‌دانید برای بنچمارک کردن از کجا شروع کنید؟ در ادامه با ارائه یک مثال فرضی سعی می‌کنیم به شما بگوییم چطور می‌توانید برای کسب وکار خود بنچمارک انجام بدهید.

یک شرکت از یک سیستم تیکت دهی برای بخش خدمات مشتری و فنی خود استفاده می‌کند. وقتی که مدیر اجرایی به آمارهای هر دو بخش نگاه می‌کند متوجه می‌شود بخش فنی 80 درصد تیکت‌های خود را در سه روز می‌بندد، در حالی که نتایج تیم خدمات مشتری بسیار ضعیف‌تر از این تیم است.  

مدیر اجرایی یک سیستم بنچمارک برای تیکت‌های بسته شده اجرا می‌کند و به مطالعه روند انجام کار در بخش فنی و  خدمات مشتری می‌پردازد. مدیر اجرایی متوجه می‌شود هر زمانی که تیکتی برای بخش فنی ارسال می‌شود، رییس این دپارتمان این تیکت‌ها را به متخصص‌ترین فردی که در این بخش کار می‌کند می‌سپارد، در حالی که رییس دپارتمان خدمات مشتری تیکت‌ها را به هر فردی که قابل دسترس‌تر است می‌سپارد.

 

تیم خدمات مشتری از روش تیم فنی برای بستن تیکت‌ها استفاده می‌کند و معلوم می‌شود که در آخر ماه توانسته است به میزان 50 درصد پیشرفت در انجام کار و بستن تیکت‌ها داشته باشد. بعد از چند هفته اجرای این روش، تیم خدمات مشتری هر هفته مشکلات بیشتری را حل می‌کند و در نهایت می‌تواند به زمان حدودی تیم فنی برسد.  

 

چطور با استفاده از بنچمارک می توان به موفقیت رسید؟

اگر برای کسب و کار خود به دنبال اجرای بنچمارک هستید، مهمترین چیز این است که کارمندان خود را نیز در انجام این فرایند شریک کنید. تغییر سخت و لازم است و باید برای رسیدن به اهداف بنچمارک، در سازمان اجرا شود. مهم این است که هر شخصی که در تیم شما فعالیت دارد با آن چیزی که نیاز است انجام شود، همراه و همگام باشد و بداند چه زمانی چه کاری باید انجام بدهد.

 

بنچمارکینگ و موفقیت

 

اجازه بدهید تمام افراد سخن بگویند و نظراتشان را بیان کنند. باید فضایی ایجاد کنید که ایده‌های بزرگ از هر جایی در سازمانتان شنیده شوند. ممکن است گاهی اوقات پایین رده‌ترین کارمندتان بهترین برنامه‌ها را برای بهبود یک فرایند خاص داشته باشد.

در این فضا که تنها مدیران ارشد می‌توانند بهترین و نوآورترین ایده‌ها را داشته باشند، نمانید. مکانیزمی طراحی کنید که هر کارمندی بتواند شرکت را به سمت بهتر شدن ببرد. به کارمندانتان بابت اجرایی شدن ایده‌هایشان پاداش دهید.

 

بنچ مارکینگ مسیری برای پیشرفت یک سازمان

بنچمارک کردن یکی از ضروری‌ترین و مهم‌ترین کارهایی است که یک شرکت باید در مسیر رسیدن به موفقیت به آن توجه داشته باشد. شما بدون توجه به رقبای‌تان و آنچه که در بازار و صنعت می‌گذرد نمی ‌وانید موفق شوید. باید استانداردها را بشناسید و سعی کنید خودتان را به حدی برسانید که به عنوان معیار برای دیگر رقبا شناخته شوید.

تحقیق و توسعه را جدی بگیرید، در دوره‌های زمانی مختلف بنچمارک انجام بدهید و بدانید که هیچ گاه بی‌نیاز از بررسی خود و محیط اطرافتان نخواهید بود. 

 



نظرات کاربران

نظر تازه ای ثبت کنید